انسان موجودی است اجتماعی و ریشه کلمه انسان از انس و الفت گرفته شده است ، و به این دلیل انسانها تمایل دارند بصورت اجتماعی و گروهی و دسته جمعی کار و فعالیت کنند مضافاً به اینکه انجام بعضی کارها خارج از حد توان فیزیکی و فکری و عقلایی یک نفر بوده و همین ایشان را ملزم میسازد که دست به دامان کارهای گروهی و دسته جمعی و ... شوند.

کار سازمانی و کار گروهی

برای اینکه بتوان، از این خصیصه که به دو شکل کلی، در سازمان های اداری اتفاق می افتد، ‌به بهترین نحود استفاده نمود ، بطوریکه سایر موارد حاشیه ای در مجاورت و در کنار هم کار کردن ، را اصلاح کرده و ارتباطات افراد مانع و مزاحمتی برای انجام کار و یا رسیدن به اهداف ایجاد ننماید ، لازم است با دقت نظر بیشتری این حالات را بررسی نموده و در مورد چگونگی انجام اآنها آگاهی بیشتری کسب نماییم.

الف )  کار سازمانی ( دسته جمعی )

در این نوع همکاری ، توانمندی افراد برای انجام کار مشخص و معین ، مهم است ، و مانند مسابقات دو میدانی امدادی ، نتیجه نهایی محصول همکاری همه افراد گروه است .، هر یک از افراد شرح کار واضح و مشخصی داشته و مدیریت از جایگاهی بالاتر اتفاق می افتد .

افراد مانند چرخ دنده های بهم متصل ، باهم همکاری دارند و اگر بنا به هر دلیلی یکی از آنها قادر به ادامه همکاری نباشد ، براحتی میتوان شخص دیگری را به عنوان جایگزین معرفی کرد و در سیستم قرار داد .

در این مدل همکاری (doing)طرز انجام دادن  کارافراد و کلاً رویکرد بیرونی هر کاری،  است که تعیین کننده حضور افراد در سازمان است .

افزایش انرژی افراد با این نوع همکاری مانند بازی طناب کشی است ! که نیرو و توان افراد به هم افزوده شده و با قدرتی مضاعف عمل مینمایند.

ب) کار گروهی ( TEAM WORK )

در این سیستم از همکاری،  حضور تک تک افرادبرای بدست آوردن نتیجه مطلوب، لازم و ضروری است و اثر گذاری فرد در سیستم ،‌تنها به توانمندی فیزیکی و دانش او بستگی ندارد . بلکه جنس فردیت و هویت  شخص،‌ در کار لحاظ میشود و با عدم حضور یکی از اعضا ، تولید محصولی مشابه با زمان حضور او امکان پذیر نمیباشد .

در این مدل از همکاری ، ( being) فردیت و هویت فردی ، تفاوت های شخصی و فردی افراد ، در سیستم اثر گذار است ، و به همین دلیل است امکان جایگزینی  برای تولید محصول مشابه اولیه وجود نخواهد داشت .

در این سیستم انرژی افراد چندین و چند برابر شده و مثلاً از همکاری ١٠ نفر نیرویی به اندازه همکاری ۵٠ نفر ایجاد میشود.

به عنوان مثال مدل خاصی از  ماشین BMW  ، در شهر های مختلف کشور آلمان مونتاز میشده ، با اینکه تمام قطعات اولیه کاملا مشابه هم بوده اند و دستگاه ها و ماشین آلات یکسان برای تولید این محصول بکار برده میشده است ، ولی محصول نهایی شهر های مختلف،  با هم متفاوت بود !

بخش خصوصیات ماشین ها یی که در شهر های مختلف تولید شده مشابه هم بودند، بودند مربوط به  قسمت کار سازمانی ، و تفاوت های خاص ماشین ها ( که از تفاوت آب و هوا و رطوبت شهر ها  و نحوه همکاری آنهاست. خلق خوی افراد ) مربوط به قسمت کار گروهی،

در هر سیستم و ساختار و سازمانی ، ترکیب درصدی، از حالات فوق برای رسیدن به هدف سازمانی وجود دارد که مدیر مجموعه ، با توجه به جنس محصول تولیدی و منابع انسانی که در دسترس دارد و … از این ترکیب استفاده میکند .

برای مدیریت هر یک از این ساختارها، چه کار سازمانی و چه کار گروهی ، اصول و ضوابط خاصی میبایستی رعایت شود.

در سیستم کار سازمانی ، نمای شماتیک بصورت هرم بوده و هدایت و مدیریت بر عهده یک نفر، و آنهم مدیر سازمان است .

مدیر سازمان افراد هم سنخ را بصورت گروه های مجزا در سیستم قرار میدهد ، و بر محصول هر بخش نظارت داشته و در نهایت بر ترکیب این محصولات نیز مدیریت میکند . افراد شاغل در این ساختار ، کافی است در پذیرش قوانین سازمانی باشند و مقررات سازمانی را به رسمیت بشناسند .

در سیستم کار گروهی ، نمای شماتیک سیستم بصورت دایره است. کسی از دیگری برتر و بالاتر نیست و کلیه افراد گروه هم سطح و هم سنخ و در حوزه تخصصی خود هم اندازه هستند .

بستر مشترک در این سیستم بر اساس توانمدندی افراد و هدف مشترک تعریف میشود و پس از آن افراد شروع به تعامل برای رسیدن به هدف میکنند.

(به عنوان مثال قایق پارویی را در نظر بگیرید ، که هدایت قایق بصورت چرخشی براساس توانمندی افراد در موقعیتی که قایق با آن قرار میگیرد ، برعهده افراد مختلف قرار میگیرد )

ایجاد انگیزه و انرژی در این ساختار ها

در سازمان ، تعیین هدف و چشم انداز  (vision ) و ماموریت افراد تا رسیدن به هدف (mission) ، در نظر گرفته میشود و به این ترتیب  علاوه بر تولید انرژی در افراد انرژی های آنان  با هم همسو شده و با کمترین اصطکاک به سمت هدف حرکت خواهند کرد . ( برای تولید انرژی و همسو کردن افراد میتوانیم رقیب و یا  حتی دشمن مشترک برایشان در نظر بگیریم) .

إِذْ قَالُواْ لَیُوسُفُ وَأَخُوهُ أَحَبُّ إِلَى أَبِینَا مِنَّا وَنَحْنُ عُصْبَهٌ و… ( یوسف ۸ )

آنگاه که گفتند : یوسف و برادرش نزد پدرمان محبوب تر از ما هستند ، حال آنکه ما خود گروهی نیرومندیم.

داشتن هدف و دورنما در محیط کاری انگیزه و انرژی خوبی در سازمان ایجاد میکند و از طرفی معلوم بودن ماموریت محدوده ای از عملکرد را به آنها ارائه میکند که البته با توجه به شرایطی که در هر لحظه ایجاد میشود قابل تغییر و بهینه سازی است .

بیشتر گروه‌ها دوست‌ دارند شبیه تیم‌های ورزشی باشند؛ چون تیم‌های ورزشی معمولا در ایجاد یک گروه واقعی از بقیه موفق‌ترند؛ چرا که در تیم:

۱ـ مربی‌ یا کاپیتان‌ می‌تواند یک چشم‌انداز یکسان در ذهن همه اعضای تیمش ترسیم کند: این ‌که تیم آن‌ها در پایان فصل، بشود بهترین تیم لیگ،‌ شهر، استان یا کشور.

۲ـ تمام اعضا به دنبال یک مأموریت یا مقصد مشترک هستند:‌ برنده‌‌شدن.

۳ـ یک رقیب و یا یک مقصد وجود دارد که همه‌ اعضا آن را  می‌شناسند.

۴ـ هر بازیکن برای خودش مأموریت یا مقصدی دارد که با مأموریت و مقصد تیم، جور می‌شود و آن را کامل می‌کند: ایفا کردن یک نقش‌ خاص در بازی، به بهترین شکل ممکن.

۵ـ هر عضو گروه به خوبی از این که اقدام‌های فردی‌اش چطور به موفقیت تیم منجر می‌شود،‌ آگاه است و می‌داند که اعضای گروه به او وابسته‌اند.

با این حساب، می‌شود گفت موفقیت یک گروه در گرو این است که سرگروه تا چه اندازه مأموریت، چشم‌انداز، ارزش‌ها و مقصدها را روشن و واضح تعریف کند و آن‌ها را برای همه‌ کسانی که به نحوی با آن در ارتباط‌اند، واضح و با جزئیات بیان کند. مأموریت، چشم‌‌انداز، ارزش‌ها و مقصدهای کسب ‌و کار باید طوری با مأموریت، چشم‌انداز،‌ ارزش‌ها و مقصدهای اشخاص جفت‌وجور باشد که با رسیدن افراد به چشم‌انداز یا مقصدشان، چشم‌انداز یا مقصد کسب‌ و کارشان هم محقق شود.

به کسب ‌و کار، فعالیت های سازمانی خودتان فکر کنید. آیا برای شما کاملا روشن است که شرکت یا گروه‌تان به کدام سو در حرکت است؟ یک، دو، پنج یا ده سال دیگر کجا خواهد بود؟ اگر ندانید کجا می‌خواهید بروید،‌ هر راهی شما را به آن‌جا می‌ رساند

اگر نتوانید برای اعضای خانواده،‌ کارکنان و همکاران‌تان شفاف و دقیق توضیح بدهید که به کدام سو می‌خواهیدبروید، چطور می‌توانید از دیگران انتظار داشته باشید شما را در رسیدن به آن‌جا یاری کنند؟

آیا شما یک مأموریت روشن برای خودتان یا گروه‌‌تان تعریف کرده‌اید؟ به این فکر کرده‌اید که چرا شرکت شما پا به دنیای کسب ‌و کار گذاشته است وآیا شما به این پی برده اید که چرا به عرصه فعالیت وارد شدید ؟ اصلا می‌خواهید به چه چیزی برسید؟ آیا همه اعضای خانواده یا شرکت‌تان می‌دانند مأموریت شما چیست؟ واقعا تعهد شما را نسبت به آن لمس می‌کنند؟ پذیرفته‌اند که این مأموریت برای آن‌ها نیز مهم است؟

آیا مقصدها و هدف‌ها مشخص شده‌اند؟ آیا همه‌ این مقصد‌ها را پذیرفته‌اند و می‌بینند که رسیدن به مقصد‌ها ، چطور آن‌ها را در رسیدن به مقصدهای شخصی‌شان‌ یاری می‌کند؟ آیا مقصدها و هدف‌ها به زبان استانداردهای بهره‌وری کار و انتظاراتی که از هر یک از کارکنان می‌رود، ترجمه شده‌ ؟

پاسخ‌ دادن به این‌ پرسش‌ها آسان نیست اما هر چه برای موفقیت به استعدادها و اقدام‌های دیگران وابسته‌تر می‌شویم، پاسخگویی دقیق به این سؤال‌ها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند

کارگروهی چیست و چطور می‌شود با یک کارگروهی به موفقیت رسید؟

کار‌گروهی، این روزها دغدغه خیلی‌هاست، اما همین که یک عده را دور هم جمع کنیم و اَزَشان بخواهیم با هم کار کنند، یک گروه ساخته نمی‌شود. اعضای گروه برای این که اثربخش باشند، باید بدانند چرا دور هم جمع شده‌اند، به کجا قرار است برسند و ‌چطور باید به ‌آن‌جا برسند.

برای این کار باید شرکت یا گروه و افرادی که عضو آن هستند مأموریت، چشم‌انداز، مقصد‌ها و هدف‌هایشان را خوب بشناسند.

بیشتر گروه‌ها دوست‌ دارند شبیه تیم‌های ورزشی باشند؛ چون تیم‌های ورزشی معمولا در ایجاد یک گروه واقعی از بقیه موفق‌ترند؛ چرا که در تیم:

۱ ـ مربی‌ یا کاپیتان‌ می‌تواند یک چشم‌انداز یکسان در ذهن همه اعضای تیمش ترسیم کند: این ‌که تیم آن‌ها در پایان فصل، بشود بهترین تیم لیگ،‌ شهر، استان یا کشور.

۲ ـ تمام اعضا به دنبال یک مأموریت یا مقصد مشترک هستند:‌ برنده‌‌شدن.

۳ ـ یک رقیب و یا یک مقصد وجود دارد که همه‌ اعضا آن را  می‌شناسند.

۴ ـ هر بازیکن برای خودش مأموریت یا مقصدی دارد که با مأموریت و مقصد تیم، جور می‌شود و آن را کامل می‌کند: ایفا کردن یک نقش‌ خاص در بازی، به بهترین شکل ممکن.

۵ ـ هر عضو گروه به خوبی از این که اقدام‌های فردی‌اش چطور به موفقیت تیم منجر می‌شود،‌ آگاه است و می‌داند که اعضای گروه به او وابسته‌اند.

با این حساب، می‌شود گفت موفقیت یک گروه در گرو این است که سرگروه تا چه اندازه مأموریت، چشم‌انداز، ارزش‌ها و مقصدها را روشن و واضح تعریف کند و آن‌ها را برای همه‌ کسانی که به نحوی با آن در ارتباط‌اند، واضح و با جزئیات بیان کند. مأموریت، چشم‌‌انداز، ارزش‌ها و مقصدهای کسب ‌و کار باید طوری با مأموریت، چشم‌انداز،‌ ارزش‌ها و مقصدهای اشخاص جفت‌وجور باشد که با رسیدن افراد به چشم‌انداز یا مقصدشان، چشم‌انداز یا مقصد کسب‌ و کارشان هم محقق شود.

به کسب ‌و کار خودتان فکر کنید. آیا برای شما کاملا روشن است که شرکت یا گروه‌تان به کدام سو در حرکت است؟ یک، دو، پنج یا ده سال دیگر کجا خواهد بود؟ اگر ندانید کجا می‌خواهید بروید،‌ هر راهی شما را به آن‌جا می‌رساند. اگر نتوانید برای اعضای خانواده،‌ کارکنان و همکاران‌تان شفاف و دقیق توضیح بدهید که به کدام سو می‌خواهید بروید، چطور می‌توانید از دیگران انتظار داشته باشید شما را در رسیدن به آن‌جا یاری کنند؟

آیا شما یک مأموریت روشن برای خودتان یا گروه‌‌تان تعریف کرده‌اید؟ به این فکر کرده‌اید که چرا شرکت شما پا به دنیای کسب ‌و کار گذاشته است؟ اصلا می‌خواهید به چه چیزی برسید؟ آیا همه اعضای خانواده یا شرکت‌تان می‌دانند مأموریت شما چیست؟ واقعا تعهد شما را نسبت به آن لمس می‌کنند؟ پذیرفته‌اند که این مأموریت برای آن‌ها نیز مهم است؟

آیا مقصدها و هدف‌ها مشخص شده‌اند؟ آیا همه‌ این مقصد‌ها را پذیرفته‌اند و می‌بینند که رسیدن به مقصد‌های شرکت، چطور آن‌ها را در رسیدن به مقصدهای شخصی‌شان‌ یاری می‌کند؟ آیا مقصدها و هدف‌ها به زبان استانداردهای بهره‌وری کار و انتظاراتی که از هر یک از کارکنان می‌رود، ترجمه شده‌ ؟

پاسخ‌ دادن به این‌ پرسش‌ها آسان نیست اما هر چه برای موفقیت شرکت‌مان به استعدادها و اقدام‌های دیگران وابسته‌تر می‌شویم، پاسخگویی دقیق به این سؤال‌ها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند

اهمیت کارگروهی

در مراحل مختلفی از زندگی، چه در حوزه دانشگاه ، محل کار و جمعیت های ملیو غیره، همگی ما کارهایی را بایست به صورت گروهی انجام دهیم. بعضی از افراد این امر را بسیار سخت می­پندارند. این چند صفحه به شما جهت ارایه چند نکته به منظور آسان­تر شدن کار گروهی ارایه می­نماید.

مزایای کار گروهی

دروسی که شما را ملزم به کار گروهی می نمایند چه نتایجی دربر­دارند:

• تسهیم نظرات و تجربیات
• یادگیری از یکدیگر و کمک به هم
• یافتن راه های کمکی برای حل مسایل
• آگاهی به نقاط قوت و تجربیات دیگر اعضای گروه
• افزایش کیفیت خروجی
• به دست آوردن مهارت­های لازم کارگروهی جهت استفاده از آن­ها در آینده و در آینده کاری اعضا

چه چیزی گروهها را مفیدتر می­کند؟

برای این که یک گروه مفید باشد، بایست این نکته را به خوبی درک نماییم که یک گروه چگونه فعالیت می­نماید؛ مهارت­های اعضای آن را ارزیابی نماییم، به عبارتی نقاط ضعف و قوت اعضا را بدانیم و از این اطلاعات استفاده نموده، بتوانیم فعالیت ها را برنامه ریزی و کنترل کنیم. این مهارت ها را می­توانیم توسط تمرین به دست بیاوریم.

مراحل کلیدی کار گروهی

1. وضع قوانین بنیادی
2. تعریف اهداف
3. توزیع نقش ها
4. اعطای مسوولیت ها
5. نقشه فعالیت ها
6. کنترل فرایندها و کامل نمودن فعالیت ها
7. ارزیابی فعالیت ها

مهارت های لازم جهت کار گروهی موثر

1. ارتباطات
   • مباحثه
   • گوش دادن
   • سیاست
   • زبان بدن
   • تعامل با بازخورد
   • نوشتن صورت جلسه/ یادداشت برداری
2. مدیریت زمان
   • وقت شناسی در جلسات گروه
   • تعین فرجه های زمانی منطقی
   • رساندن کارها به فرجه های زمانی تعیین شده
3. حل مساله
   • ارایه ایده ها
   • نقشه ذهنی
4. تامل و بازتاب فکری

گام های کلیدی به منظور کار گروهی

1. وضع قوانین بنیادی

هر تیم بایست قوانینی را در حوزه داخلی خود وضع نماید که افراد گروه آن­ها را متوجه شوند و به آن عمل نمایند. این امر افراد گروه را در انتظارات سایرین از کار آن­ها، تقسیم کاری بین اعضای گروه و خروجی­های تولیدی مطلع می­نماید. به عنوان مثال برای همچنین گروهی:

• هر کدام از اعضا به درجه­ای از تخصص خواهند رسید
• گروه دارای محیطی سازنده خواهد شد که در آن اعضا می تواند به راحتی نظر­های خود را بیان نموده و بازخوردهای متناسبی را دریافت نمایند
• تقسیم کار به صورت مساوی
• توافق و استلزام به عمل به فرجه های زمانی
• شرکت در جلسه های گروهی در موعدهای تعیین شده به صورت منظم
• ارایه گزارش­های منظم در جلسات
• عدم تبعیض در بیان و رفتار اعضای گروه

قوانین بنیادی بایست در گروه مطرح و درباره­ی آن­ها مباحثه انجام گیرد و هر کدام از اعضای گروه قوانین بنیادی را متوجه شود و کپی از آن­ها را در اختیار داشته باشند.

1. تعریف اهداف و برنامه­ ریزی فعالیت­ها

مباحثه درباره­ی کارهایی که در حین انجام پروژه بایست انجام گیرد به منظور جلوگیری از هر گونه پریشانی در کار افراد بایستی انجام گیرد. این امر می تواند به دوگروه اهداف قابل تحویل و اهداف شخصی تقسیم شود.

اهداف قابل تحویل به گروه را توسط پاسخ به این پرسش ها می توانید معین نمایید:

• هدف قابل دسترسی گروه چیست؟
  • چه فعالیتی در نظر گرفته شده است؟
  • خلاصه آن فعالیت چیست؟
• خروجی پروژه چیست؟
  • ارایه؟
  • گزارش؟
• چه المان های شخصی در این پروژه دخیل می باشد؟
  • یک فعالیت چگونه به کارهای کوچکتری می­تواند شکسته شود؟

اهداف شخصی با توجه به پاسخ این پرسش­ها به دست می­آیند:

• چه مهارت­هایی را از این فعالیت می­توانم بیاموزم؟
• به چه موضوعی ادراک پیدا خواهم نمود؟
• چگونه می­توانم آموخته­های خود را عمیق­تر نمایم؟

به منظور داشتن یک منظر از پروژه، فراموش نکنید که اهداف شخصی و قابل تحویل در حین پروژه را در جلسه گروه مطرح نمایید.

1. توزیع نقش­ها

توزیع نقش­ها در گروه­ها بایست با توجه به نقاط قوت هر یک از اعضا انجام دهیم. این امر به معنی اعطای وظیفه­ای تکراری به شخص معینی نمی­باشد، بلکه از این کار-یعنی عطای وظیفه­های تکراری به یک فرد- بایست جلوگیری به عمل آید. ولی چیزی که واضح می­باشد آن است که طبیعتا هر شخص در یک وظیفه بهتر و کاراتر عمل می­کند. در این امر توجه به این فرضیات مهم می­باشد:

• چه کسی رهبر بهتری برای تیم می باشد؟
• چه کسی برای ترتیب دهی به جلسات گروهی فرد مناسب­تری است؟
• چه کسی ایده­های بهتری را ارایه می­دهد؟
• چه کسی دقیق و وسواس به کار است؟
• چه کسی پرانرژی و قاطع در تصمیم­گیری می­باشد؟

نقاط ضعف را هم بایست در نظر بگیریم:

• چه کسی از اوضاع بیشتر ابراز نارشایتی می­کند؟
• چه کسی نادقیق است؟
• چه کسی زمان پروژه را رعایت نمی­کند؟

نقاط قوت و ضعف خود را بین افراد گروه بحث نمایید و درمورد اعطای وظایف مختلف به اعظای مختلف بحث کنید و در این حین از نظر و رای­گیری افراد دیگر گروه هم کمک بگیرید.

1. اعطای مسوولیت ها

هر فعالیت بزرگی را که مشخص نمودید را می­توانید به مجموعه ای از فعالیت های کوچکتر تقسیم نمایید. تقسیم فعالیت ها به اعضای گروه بایست با توجه به نقاط قوت، تجربیات و ترجیحات افراد گروه باشد. از تقسیم عادلانه کار میان افراد گروه اطمینان حاصل نمایید.

همواره لازم نمی­باشد که افراد یک گروه با هم کار کنند؛ گاهی اوقات با توجه به مسولیت ها و وظایف می توان زیر گروهایی را تشکیل داد که وظایف خاصی را انجام دهند. در این زیر گروه ها بایست یک سری قوانین بنیادی همانند قوانینی که برای گروه­ها وضع می شود را داشت.

1. نقشه فعالیت ها با توجه به فرجه های زمانی

نقشه ای از فعالیت ها را با توجه به فرجه زمانی به گروه/زیرگروها ارایه نمایید. اطمینان حاصل نمایید که هر کدام از اعضای گروه نسخه­ای از این نقشه را با توجه به اهداف و مقیاس­های زمانی داشته باشند. از واقع بینانه بودن فرجه­های زمانی اطمینان حاصل نمایید به طور که وجود آن ها باعث ایجاد محرک در افراد گروه باشد.

1. کنترل فرایندها و کامل نمودن فعالیت­ها

در هنگام کار بر روی پروژه دقت به روند کلی پروژه ضروری می­باشد. این امر می­تواند توسط پست­های الکترونیکی منظم به افراد گروه، جلسات گروهی منظم به منظور در نظر گرفتن پیشرفت­های تمام افراد پروژه، یا به اشتراک گذاشتن ایده های جدید و راه های مقابله با هر گونه مشکل انجام گیرد.

گزارشی از این جلسات گروهی می­تواند در جهت اطمینان از اطلاع همه اعضای گروه با روند پروژه مناسب می­باشد. این امر در جهت اطلاع رسانی اعضا مفید می­باشد.

گرچه در حین کار گروهی اعضا از پشتیبانی سایرین بهره­مند می­شوند، ولی ارایه عملکرد هر عضو به سایرین کاری چالش بر انگیز می­باشد. اعضا بایست در حین پروژه این اطمینان را حاصل نمایند که هیچ یک از قوانین بنیادی گروه نقض نمی­شود.

زمانی که کارهای زیرگروه ها به پایان رسید نوبت به جمع شدن اعضای کل گروه برای به نتیجه رساندن نهایی پروژه می باشد. اغلب مواقع مسوولیت هایی که در ابتدای کار به هر کدام از اعضا اعطا شده است در حین پروژه تغییر می­کند.

1. ارزیابی

همواره سنجش عملکرد نتیجه کارها چه به صورت گروهی و چه از منظر شخصی مفید می باشد. اهم توجه این موضوع می تواند معطوف به چگونگی تولید محصول نهایی، چگونگی وابستگی افراد گروه به یکدیگر و چگونگی پیشرفت هر عضو در حین پروژه باشد. برای این منظور هر عضو بایست این پرسش ها را بتواند پاسخ دهد که:

• تا چه حد اهداف گروه را محقق کرده­اید؟
• تا چه حد اهداف شخصی محقق شده­اند؟
• مهمترین سه کاری که به خوبی پیش رفته­اند؟
• سه کاری که احتیاج به فعالیت بیشتر داشتند؟

ارتباطات

زمانی که یک گروه با همکاری هم فعالیتی را انجام می دهند، تمامی اعضای آن بایستی از نحوه پیشرفت کارها باخبر باشند. اعضا نباید به عنوان مجموعه ای از اعضای جدا از هم کار کنند بلکه آن ها می بایست به مانند تیمی با هم همکاری نمایند.

برای همکاری موفق بایست:

• راجع به فعالیت خود صحبت نمایند-پیشرفت کارها، چه جنبه هایی از کار به خوبی پیش می رود، مشکلات فرآیندها در کدام قسمت آن می باشد؟

این کار می تواند الکترونیکی و یا از طریق جلسات علنی انجام گیرد.

• راجع به خود صحبت نمایند-احساسی که راجع به کار خود و یا گروه دارند را بیان نمایند.
• مطرح کردن ایده­ها، سعی کنید که منفی نگر نباشید
• حمایت و بازخورد کاری را نسبت به دیگران نشان دهید
• به نظرات افراد دیگر گوش کنید و از اوضاع ابراز نارضایتی ننمایید.

نتایج تعاملات داخل گروه:

• جلوگیری از جداشدن اعضا
• میزان تولید کنندگی را افزایش می­دهد

مشارکت در جلسات گروهی و نگرش کلی به گروه امر مهمی برای اعضای گروه می باشد. این امر به تصمیم­گیری در نقش گروه، اتخاذ تصمیمات مشترک و حمایت از یکدیگر می­انجامد. اولین جلسه گروهی بایست زمانی انجام گیرد که کار آغاز می­کنید و می­خواهید اهداف مشترکی را با اعضای گروه آغاز نمایید.

ارایه بازخورد

زمانی که عضو گروهی هستید این فرصت را دارید که بر کارهای سایر اعضای گروه نظرات خود را ارایه دهید. تعدادی قانون وجود دارد که کمک می­کنند تا بازخورد بهتری به سایر اعضای گروه در جهت بهتر نمودن نتایج کارشان بدهید:

• گوش داد/خواندن با دقت به شرح فعالیت سایر اعضا
• آغاز کردن و پایان دادن به فعالیت­های مثبت؛ فعالیت­هایی که باعث آسیب به کار سایرین نباشد، بلکه یاری­گر آن­ها باشد.
• انتقاد­گر نباشید؛ همواره به این اصل اعتقاد داشته باشید که می توان کاری را به نحو بهتری انجام داد
• تمرکز را روی مسایل اصلی معطوف نمایید؛ به موضوعات فرعی فقط در صورتی که اشتباه هستند توجه کنید
• به این اصل توجه کنید که هر کس راه متفاوتی را برای انجام دادن کاری پیشی می گیرد. انعطاف پذیر باشید و به این فکر نکنید که خود شما فعالیت خاصی را به چه نحوی انجام می­دهید.
• بازخورد روی پیشنهادات خود را از سایر اعضای گروه بطلبید- آیا مفید بودید؟ آیا زیاده گویی کردید یا کم حرف زدید؟

برخورد با مشکلات

اغلب اوقات گروه ها می توانند با مشکلات زیادی مواجه شوند. در این میان می­توان موارد زیر را نام برد:

• برخی از اعضای گروه در جلسات گروه شرکت نمی کنند.- قوانین بنیادی را به آن ها یاداوری کنید و شرحی از مطالب مورد بررسی در جلسات را دو روز قبل از جلسه به آن ها ارسال نمایید
• برخی از اعضای گروه خیلی ساکت هستند.- تشویق آن ها به صحبت کردن و مشارکت آن ها را تحسین نمایید
• برخی افراد پروژه را جدی نمی گیرند.- به آن ها در مورد مسولیت هایشان متذکر شویم
• برخی از اعضا نقشی منفی در پروژه دارند- از آن ها درخواست نماییم که نکات مثبت مساله را ببینند
• بعضی از افراد گروه شخصیتی مدعی دارند- آن ها را جهت اداره جلسه گروهی دعوت کنیم، یک مدیر جلسه خوب بایست بتواد سایر افراد را به ارایه دیدگاه های خود تشویق نماید.

تمامی مستندات موجود در این مقاله را می توانید از آدرس (http://www.lboro.ac.uk/library/skills) دریافت نمایید.

ترجمه و انتشار این فایل ها با کسب اجازه از دانشگاه Loughborough می باشد.

منابع:تبیان/دانشگاه Loughborough/همشهری آنلاین